Tổng đài ảo là phương pháp cực kỳ hay cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Tổng đài ảo để sử dụng được thì mỗi doanh nghiệp cần tự cung cấp điện thoại IP riêng. Mọi cấu hình và các phần mềm liên quan sẽ được nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo lắp đặt và kết nối với đường dây hạ tầng cho doanh nghiệp.
>>> Xem thêm : Cloud Call Center – Tổng đài ảo và cách thức triển khai hoạt động của hệ thống
Chỉ với phương pháp này thì doanh nghiệp sẽ có được hệ thống tổng đài ảo giống như tổng đài thật mà không mất nhiều chi phí đầu tư cho tổng đài vật lý. Bởi vì được xây dựng trên nền tảng đám mây chính vì thế mà tổng đài ảo sẽ có những các thức hoạt động khác biệt. Với các loại tổng đài Mobile Trunking hoặc SIM sẽ hoạt động mạng lưới nhưng tổng đài ảo sẽ không hoạt động như vậy. Qua các mạng Lan hay Wan hoặc internet thì tổng đài ảo sẽ hoạt động được.
Tổng đài ảo không hề khó khăn khi sử dụng mặc dù nó có khá nhiều tính năng khác nhau. Mọi cuộc gọi của khách hàng qua tổng đài ảo sẽ được nhận thẳng đến số điện thoại của nhân viên hay thậm chí là giám đốc doanh nghiệp ở mọi nơi khi mà sử dụng các thiết bị công nghệ như máy tính bảng hay di động hoặc laptop hay các thiết bị đầu cuối như là điện thoại cố định.
Với tổng đài thông thường các doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị hệ thống tổng đài vật lý những với tổng đài ảo thì không phải tốn chi phí cho việc đó. Để quản lý và thiết lập thì doanh nghiệp dễ dàng quản trị được qua internet với các trình duyệt web bằng mạng nội bộ. Với các cuộc gọi nội bộ trong doanh nghiệp hay đến các chi nhánh thì sẽ không hề mất phí giảm được chi phí cước gọi. Các doanh nghiệp có chi nhánh sẽ hoạt động cực hiệu quả khi có tổng đài ảo. Các doanh nghiệp chủ động trong việc trang bị thiết bị điện thoại. Mọi cấu hình và các phần mềm liên quan sẽ được nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo lắp đặt và kết nối với đường dây hạ tầng cho doanh nghiệp.
>>> Xem thêm : Tổng đài ảo chăm sóc khách hàng – Dịch vụ tổng đài ảo mang lại những lợi ích gì cho các doanh nghiệp?